Une phrase de trop Pourquoi une documentation rigoureuse est aujourd’hui votre principale « assurance-vie » dans un mandat de conseil d’administration    

« Une phrase de trop et vous êtes responsable ». Ce qui ressemble à une dramatisation excessive est devenu une réalité amère pour les décideuses et décideurs suisses, à la lumière du durcissement massif de la jurisprudence du Tribunal fédéral en 2024 et 2025.

Les exigences imposées aux membres de conseils d’administration de PME ont atteint un niveau autrefois inimaginable. Alors que les montants moyens de responsabilité étaient nettement inférieurs il y a quelques années, ils se situent aujourd’hui régulièrement entre CHF 150’000 et CHF 300’000, avec un taux de succès des caisses de compensation avoisinant 85 %. Sur la base des enseignements les plus récents, cet article montre comment une consignation précise des décisions et une action proactive permettent de protéger votre patrimoine privé.​

Par Dr Lara Michaela Pair, JD, LL.M.,  avocate en droit économique international et en droit des sociétés, fondatrice de Pairfact Legal AG (​)

La nouvelle ère de la responsabilité des organes: La passivité, le piège numéro un

L’année 2025 marque un tournant dans la responsabilité des organes au sens de l’art. 52 LAVS et de l’art. 754 CO. Dans plusieurs arrêts de principe, le Tribunal fédéral a clairement établi que le simple fait de « faire confiance à la direction » ou d’adopter une posture passive au sein du conseil d’administration ne protège plus contre la responsabilité. Bien au contraire. La passivité est désormais interprétée comme une violation fautive des devoirs.

Le concept de la faute liée à l’acceptation du mandat est particulièrement critique (ATF 9C_673/2024). Toute personne qui accepte un mandat alors qu’elle sait, ou devrait savoir, qu’elle ne pourra pas remplir les exigences légales, notamment les tâches intransmissibles prévues à l’art. 810 al. 2 CO, en raison d’un manque de temps, de compétences insuffisantes ou d’un accès restreint à l’information, engage sa responsabilité dès l’acceptation du mandat.

L’argument « je n’avais pas accès aux informations » se retourne contre vous devant le tribunal. Vous n’auriez pas dû accepter le mandat ou vous devez prouver que vous avez activement et de manière vérifiable exigé cet accès. La responsabilité du prête-nom reste tout aussi dangereuse. Se présenter comme simple figure de façade, sans implication opérationnelle, n’exonère en rien de la responsabilité. La loi ne distingue pas entre membres actifs et membres purement formels. Toute personne inscrite au registre du commerce devient une cible potentielle pour les créanciers et les assurances sociales.

La priorité absolue des cotisations AVS

La jurisprudence de 2024 et 2025 a consacré le caractère intangible des cotisations aux assurances sociales. Le principe est clair. Qui verse des salaires doit impérativement s’acquitter des cotisations AVS correspondantes. Aucune justification n’est admise en cas de non-paiement, pas même la tentative de sauver l’entreprise en réglant des factures de fournisseurs.

Dès qu’un membre du conseil d’administration constate que les cotisations ne peuvent plus être payées, le compte à rebours commence. Toute personne qui n’intervient pas immédiatement, dans un délai de quelques jours, ou qui ne démissionne pas, agit par négligence grave. La responsabilité est personnelle, illimitée et solidaire. La caisse de compensation peut ainsi se tourner vers le membre le plus solvable et lui réclamer l’intégralité du montant.

Bonnes pratiques de consignation: Votre bouclier en cas de procédure  

Dans les procédures en responsabilité, la charge de la preuve incombe à l’organe. Ce qui n’est pas documenté ne peut pas être prouvé. Et ce qui ne peut pas être prouvé joue en votre défaveur. Le procès-verbal constitue votre première ligne de défense.

1. Précision plutôt que formules creuses: Évitez les formulations vagues telles que « le conseil d’administration prend connaissance de la situation financière ». Ces phrases sont sans valeur en cas de litige. Documentez au contraire un contrôle actif, par exemple : « Le conseil d’administration a pris connaissance des relevés AVS actuels et de la confirmation de la caisse de compensation datée du [date]. Les paiements sont à jour. »
2. La règle des sept jours pour les procès-verbaux: La crédibilité repose sur la proximité temporelle. Les procès-verbaux devraient idéalement être rédigés, transmis et validés dans un délai de trois à sept jours. Plus le laps de temps entre la séance et la rédaction est long, plus les tribunaux soupçonneront une réécriture a posteriori.
3. Protestations et opinions divergentes: Si vous n’êtes pas d’accord avec une décision, cela doit impérativement figurer explicitement au procès-verbal. Une simple mention « contre » est souvent insuffisante. Motivez brièvement votre opposition. C’est souvent la seule manière d’échapper à la responsabilité solidaire. Une opposition documentée peut également permettre de faire corriger ultérieurement une décision erronée par voie judiciaire.
4. L’obligation mensuelle de documentation, le contrôle AVS: Exigez chaque mois, par écrit, par e-mail ou lors des séances, une confirmation du paiement des cotisations sociales. Faites-vous présenter les justificatifs, sous forme papier ou numérique. Si la direction refuse l’accès, vous devez immédiatement escalader la situation et adresser une mise en demeure écrite.

Cas pratique: Sauvé par la documentation

Un arrêt marquant de 2024 illustre parfaitement la valeur de cette approche. Un membre du conseil d’administration a été poursuivi pour un dommage de CHF 125’000. Grâce à ses dossiers, il a pu démontrer qu’il avait, lors de chaque séance précédente, consigné l’examen des justificatifs AVS, posé à plusieurs reprises des questions critiques par e-mail et, dès qu’il a constaté l’absence de toute perspective, démissionné sans délai. Résultat. Le tribunal l’a exonéré de toute responsabilité. Une documentation rigoureuse lui a permis de préserver CHF 125’000 de son patrimoine privé.

L’ultime conséquence; La démission  

Lorsque vous constatez que vous n’êtes plus en mesure d’exercer efficacement votre fonction de surveillance, vous devez agir. La démission doit intervenir immédiatement. Point essentiel. La démission doit être notifiée par écrit, par lettre recommandée, à la société. En cas de risque de défaut de paiement des cotisations AVS, informez également directement l’office du registre du commerce et la caisse de compensation compétente afin de limiter efficacement votre responsabilité à partir de la date de votre départ.​

À retenir: La formule de protection pour les administratrices et administrateurs:

Connaissance + documentation + démission en temps utile = protection contre la responsabilité.

• Avant d’accepter un mandat: Vérifiez que vous avez un accès réel aux documents financiers.
• Pas de confiance aveugle: Contrôlez activement et exigez des rapports.
• Stratégie d’escalade: En cas de refus d’information, fixez des délais courts par écrit.
• Démission cohérente: Si vous ne pouvez plus remplir vos obligations, tirez la sonnette d’alarme immédiatement et par écrit.

Exclusif pour les lectrices et lecteurs de Network Briefs

Check-list avant l’acceptation d’un mandat

1. Temps disponible: Ai-je au moins 10 à 15 jours par an à consacrer à ce mandat ?
2. Accès à l’information:Ai-je un accès direct au système ERP ou à des relevés mensuels ?
3. Assurances sociales: L’entreprise est-elle à jour dans le paiement des cotisations AVS ? Demander une confirmation de la caisse de compensation.
4. Assurance D&O: Existe-t-elle et couvre-t-elle également la responsabilité personnelle au sens de l’art. 52 LAVS ?
5. Situation financière: Existe-t-il des indices fondés de surendettement ? Analyse du dernier bilan.

À propos de l’autrice: 

Dr Lara Michaela Pair, JD, LL.M., est fondatrice de Pairfact Legal AG à Zurich. Experte en droit économique international, elle conseille des conseils d’administration et des entreprises en matière de responsabilité et de mise en place de structures de gouvernance juridiquement sûres. 

Plus d’informations sur [www.pairfactlegal.com](http://www.pairfactlegal.com/)​ 

Mention: Cet article fait partie de la série « Network Briefs, réflexions et impulsions de membres du SwissBoardForum ». Les contenus reflètent l’opinion personnelle de l’autrice ou de l’auteur et ne correspondent pas nécessairement à la position du SwissBoardForum. L’objectif est d’aborder des questions actuelles de la pratique des conseils d’administration et de rendre visibles différentes perspectives issues du réseau, de manière personnelle, pertinente et stimulante pour le travail de mandat. La version française de cet article a été réalisée à l’aide d’un outil d’intelligence artificielle. Le texte original a été rédigé en allemand. En cas de divergences d’interprétation, la version originale en langue allemande fait foi.

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