Ein Satz zu viel: Warum die richtige Dokumentation heute Ihre wichtigste „Lebensversicherung“ im VR-Mandat ist    

„Ein Satz zu viel und Sie haften!“. Was wie eine dramatische Zuspitzung klingt, ist angesichts der massiven Verschärfung der Bundesgerichtsprechtsprechung in den Jahren 2024 und 2025 zur bitteren Realität für Schweizer Entscheidungsträger geworden.

Die Anforderungen an Verwaltungsräte in KMU sind auf ein Niveau gestiegen, das früher kaum vorstellbar war. Während die durchschnittliche Haftungssumme vor wenigen Jahren noch deutlich niedriger lag, bewegen wir uns heute regelmässig im Bereich von CHF 150'000 bis CHF 300'000, mit einer Erfolgsquote der Ausgleichskassen von rund 85 %. Dieser Beitrag zeigt Ihnen auf Basis der aktuellsten Erkenntnisse, wie Sie durch präzise Protokollierung und proaktives Handeln Ihr Privatvermögen schützen.

Von Dr. Lara Michaela Pair, JD, LL.M.  Anwältin für Internationales Wirtschaftsrecht, Gesellschaftsrecht und Inhaberin der Pairfact Legal AG (www.pairfactlegal.com)

Die neue Ära der Organhaftung: Passivität als grösste Falle   

Das Jahr 2025 markiert eine Zäsur in der Organhaftung nach Art. 52 AHVG und Art. 754 OR. Das Bundesgericht hat in wegweisenden Entscheiden klargemacht, dass das blosse „Vertrauen auf die Geschäftsleitung“ oder eine passive Rolle im Verwaltungsrat nicht mehr vor Haftung schützt. Im Gegenteil: Passivität wird heute als schuldhafte Pflichtverletzung ausgelegt.

Besonders kritisch ist das Konzept des Übernahmeverschulden (BGE 9C_673/2024). Wer ein Mandat annimmt, obwohl er von vornherein weiss oder wissen müsste, dass er die gesetzlichen Anforderungen, etwa die unübertragbaren Aufgaben nach Art. 810 Abs. 2 OR, aufgrund fehlender Zeit, mangelnder Fachkenntnis oder verweigertem Informationszugang nicht erfüllen kann, haftet bereits durch den Akt der Mandatsannahme. Das Argument „Ich hatte ja keinen Einblick“ wird vor Gericht gegen Sie verwendet: Sie hätten das Mandat gar nicht erst annehmen dürfen oder müssten beweisen, dass Sie den Einblick aktiv und nachweislich eingefordert haben.

Ebenso gefährlich bleibt die Strohmann-Haftung. Wer sich als „Aushängeschild“ zur Verfügung stellt, ohne operativ tätig zu sein, trägt dennoch die volle Verantwortung. Das Gesetz unterscheidet nicht zwischen aktiven und rein formellen Mitgliedern. Wer im Handelsregister steht, trägt die Zielscheibe für Gläubiger und Sozialversicherungen.

Die absolute Priorität der AHV-Beiträge  

Die Rechtsprechung von 2024/2025 hat die „Heiligkeit“ der Sozialversicherungsbeiträge zementiert. Es gilt der Grundsatz: Wer Löhne auszahlt, muss zwingend auch die darauf entfallenden AHV-Beiträge abführen. Es gibt keine Rechtfertigung für die Nichtzahlung, auch nicht der Versuch, die Firma durch die Begleichung von Lieferantenrechnungen zu retten.

Sobald ein Verwaltungsrat feststellt, dass Beiträge nicht gezahlt werden können, beginnt die Uhr zu ticken. Wer hier nicht sofort (innert weniger Tage) interveniert oder demissioniert, handelt grobfahrlässig. Die Haftung ist hierbei persönlich, unbeschränkt und solidarisch. Das bedeutet, die Ausgleichskasse kann sich das zahlungsfähigste Mitglied aussuchen („Deep Pocket“) und von ihm die gesamte Summe verlangen.

Best Practices für die Protokollierung: Ihr Schutzschild im Prozess  

In Haftungsprozessen liegt die Beweislast beim Organ. Was Sie nicht dokumentieren, können Sie im Ernstfall nicht beweisen und was Sie nicht beweisen können, geht zu Ihren Lasten. Ein Protokoll ist Ihre wichtigste Verteidigungslinie.

1. Konkretheit statt Floskeln:  Vermeiden Sie vage Formulierungen wie „Der VR nimmt Kenntnis von der Finanzlage“. Solche Sätze sind im Ernstfall wertlos. Protokollieren Sie stattdessen proaktive Kontrolle: „Der VR hat Einsicht in die aktuellen AHV-Kontoauszüge und die Bestätigung der Ausgleichskasse vom [Datum] genommen. Die Zahlungen sind aktuell.“
2. Die 7-Tage-Regel der Protokollführung:  Ein wesentlicher Aspekt der Glaubwürdigkeit ist die Zeitnähe. Protokolle sollten idealerweise innerhalb von 3 bis 7 Tagen erstellt, versendet und visiert werden. Je grösser der zeitliche Abstand zur Sitzung ist, desto eher unterstellen Gerichte im Streitfall eine nachträgliche „Verschönerung“.
3. Proteste und abweichende Meinungen:  Wenn Sie mit einer Entscheidung nicht einverstanden sind, müssen Sie dies explizit im Protokoll festhalten lassen. Ein einfacher „Nein“-Eintrag reicht oft nicht aus; begründen Sie kurz Ihren Protest. Dies ist oft die einzige Möglichkeit, die solidarische Haftung abzuwenden. Ein dokumentierter Protest kann zudem helfen, Fehlentscheidungen später gerichtlich zu korrigieren.
4. Die monatliche Dokumentationspflicht (AHV-Check):  Fordern Sie monatlich schriftlich (per E-Mail oder im Rahmen der Sitzung) die Bestätigung der Sozialversicherungszahlungen ein. Lassen Sie sich die Belege physisch oder digital vorlegen. Sollte die Geschäftsleitung den Zugriff verweigern, müssen Sie dies sofort eskalieren und schriftlich mahnen.

Fallbeispiel aus der Praxis: Rettung durch Dokumentation 

Ein beeindruckendes Urteil aus dem Jahr 2024 illustriert den Wert dieser Strategie: Ein VR-Mitglied wurde auf CHF 125'000 Schadenersatz belangt. Der Verwaltungsrat konnte jedoch anhand seiner Unterlagen nachweisen, dass er in jeder der vorangegangenen Sitzungen die Einsicht in AHV-Belege protokolliert, mehrfach per E-Mail kritisch nachgefragt und schliesslich sofort nach Erkenntnis der Aussichtslosigkeit demissioniert hatte. Das Resultat: Das Gericht sprach ihn von der Haftung frei. Die Investition in die saubere Dokumentation rettete ihm CHF 125'000 seines Privatvermögens.

Die ultimative Konsequenz: Die Demission  

Wenn Sie feststellen, dass Sie Ihre Überwachungsfunktion faktisch nicht mehr ausüben können, müssen Sie handeln. Die Demission muss „umgehend“ erfolgen. Wichtig: Die Demission muss schriftlich per Einschreiben an die Gesellschaft erfolgen. Informieren Sie bei drohenden AHV-Ausfällen auch direkt das Handelsregisteramt und die zuständige Ausgleichskasse, um Ihre Haftung ab dem Zeitpunkt des Austritts wirksam zu begrenzen.

Takeaway: Die Schutzformel für Verwaltungsräte Nutzen Sie die Formel: 

Wissen + Dokumentation + Rechtzeitige Demission = Haftungsschutz.

• Prüfung VOR Mandatsannahme:  Klären Sie ab, ob Sie tatsächlichen Zugang zu Finanzunterlagen erhalten.
• Kein blindes Vertrauen:  Kontrollieren Sie aktiv und fordern Sie Berichte ein.
• Eskalationsstrategie:  Wenn Ihnen Informationen verweigert werden, setzen Sie schriftlich kurze Fristen.
• Konsequente Demission:  Wenn Sie Ihre Aufgaben nicht mehr erfüllen können, ziehen Sie die Reissleine, sofort und schriftlich.

Exklusiv für Network Brief Leser: Checkliste Mandatsannahme

Bevor Sie ein neues Mandat unterschreiben, sollten Sie folgende Punkte zwingend klären:

1. Zeitslot: Verfüge ich über mindestens 10-15 Tage pro Jahr für dieses Mandat?
2. Informationszugang: Erhalte ich direkten Zugriff auf das ERP-System oder monatliche Saldenlisten?
3. Sozialversicherungen: Ist die Firma bei den AHV-Beiträgen aktuell? (Bestätigung der Ausgleichskasse verlangen!)
4. D&O-Versicherung: Besteht eine Deckung und umfasst diese auch die persönliche Haftung nach Art. 52 AHVG?
5. Finanzielle Gesundheit: Liegt eine begründete Besorgnis einer Überschuldung vor? (Prüfung der letzten Bilanz).

Über die Autorin: 

Dr. Lara Michaela Pair, JD, LL.M. ist Inhaberin der Pairfact Legal AG in Zürich. Als Expertin für internationales Wirtschaftsrecht berät sie Verwaltungsräte und Unternehmen in Haftungsfragen und bei der Gestaltung rechtssicherer Governance-Strukturen. Weitere Informationen unter: www.pairfactlegal.com 

Hinweis:  Dieser Beitrag ist Teil der Reihe „Network Briefs - Gedanken und Impulse von Mitgliedern des SwissBoardForum“. Die Inhalte spiegeln die persönliche Sichtweise der Autorin oder des Autors wider und geben nicht notwendigerweise die Haltung des SwissBoardForum wieder. Ziel ist es, aktuelle Fragestellungen aus der Verwaltungsratspraxis aufzugreifen und unterschiedliche Perspektiven aus dem Netzwerk sichtbar zu machen, persönlich, relevant und anregend für die eigene Mandatsarbeit. 

Disclaimer: Die Network Briefs sind Fachbeiträge, die von unseren Mitgliedern für unsere Mitglieder geschrieben werden. Sie bieten Denkanstösse, Erfahrungen und Best Practices direkt aus der Praxis von Verwaltungsräten. 

Wichtiger Hinweis: Im Gegensatz zu anderen Blog-Kategorien handelt es sich bei den Network Briefs um Inhalte von Mitgliedern für Mitglieder. Der SwissBoardForum (SBF) übernimmt keine Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit oder Vollständigkeit. Die Meinungen spiegeln ausschliesslich die Autor:innen wider.