KI in Verwaltungsratsvorlagen: Was der Verwaltungsrat nachvollziehen können muss
Fünf Angaben für die Beratung und den Beschluss .
Eine KI-gestützte Zusammenfassung kann einen Antrag der Geschäftsleitung übersichtlicher machen. Ob der Verwaltungsrat darauf einen Entscheid stützen kann, hängt von anderen Fragen ab: Welche Belege tragen die Empfehlung, welche Annahmen bleiben offen und welche Folgen haben die Handlungsoptionen? Fünf Angaben helfen, diese Fragen in der Vorlage sichtbar zu machen.
Der Verwaltungsrat braucht eine Entscheidungsgrundlage, die zu seiner Aufgabe und zur Tragweite des Geschäfts passt. Je stärker eine Vorlage Informationen verdichtet, desto wichtiger werden die Verbindungen zwischen Empfehlung, Ausgangsdaten und Unsicherheit. Eine kurze, überzeugende Darstellung kann diese Verbindungen offenlegen oder verdecken. Der Swiss Code of Best Practice for Corporate Governance empfiehlt rechtzeitige, verständliche Unterlagen für den Verwaltungsrat. Seine Empfehlungen richten sich vorrangig an Schweizer Publikumsgesellschaften; auch andere Unternehmen können daraus Leitideen ableiten. [1]
Die folgenden fünf Angaben sind ein vorgeschlagenes Arbeitsraster, kein verbindlicher Standard und kein Nachweis vollständiger Entscheidungsreife. Das Fallbeispiel ist frei konstruiert und berichtet nicht von einem durchgeführten Unternehmensprojekt. Je nach Geschäft gehören weitere fachliche, finanzielle oder rechtliche Abklärungen dazu. Die Geschäftsleitung bereitet den Antrag vor und verantwortet ihre Empfehlung. Der Verwaltungsrat bestimmt im Rahmen seiner Zuständigkeit, welche Grundlagen er für Beratung und Beschluss benötigt.
Ein Beispiel für die anstehende Entscheidung
Ein Industrieunternehmen erwägt eine zusätzliche Produktionslinie. Die Geschäftsleitung beantragt dafür CHF 2,4 Millionen. Zur Begründung legt sie eine Absatzanalyse vor, bei deren Aufbereitung und Zusammenfassung KI eingesetzt wurde. Die Vorlage spricht von steigender Nachfrage und empfiehlt den vollständigen Ausbau. Eine gestufte Erweiterung und ein Aufschub kommen ebenfalls in Betracht.
1 Beschlussfrage und Alternativen
Die Vorlage nennt zuerst den beantragten Entscheid: Soll der Verwaltungsrat den gesamten Investitionsrahmen freigeben, eine erste Stufe beschliessen oder zunächst zusätzliche Abklärungen verlangen? Dazu gehören der strategische Zweck, die entstehenden Bindungen und die ernsthaft geprüften Alternativen.
Im Beispiel müsste erkennbar sein, welchen zusätzlichen Markt die Produktionslinie bedienen soll und weshalb der Ausbau zur Unternehmensstrategie passt. Die gestufte Erweiterung könnte Kapital zunächst begrenzen, aber spätere Kapazität verteuern. Ein Aufschub könnte Planungsspielraum erhalten, zugleich jedoch Absatzmöglichkeiten gefährden. Solche Zielkonflikte gehören in den Antrag.
Für den Verwaltungsrat lautet die Frage: Welche Abwägung wird heute von uns verlangt? Eine KI-Zusammenfassung darf den Unterschied zwischen einer Empfehlung der Geschäftsleitung und einem bereits gefassten Beschluss nicht verwischen.
2 Belege und zeitlicher Stand
Die tragenden Aussagen erhalten einen überprüfbaren Quellen- und Zeitbezug. Eine Quellenliste am Ende genügt dafür nicht immer. Bei der entscheidenden Nachfrageannahme sollte erkennbar sein, welche Unterlage sie trägt, welchen Zeitraum sie abdeckt und welche Einschränkung gilt. Die betreffenden Stellen müssen für die berechtigten Gremienmitglieder zugänglich sein.
Im Beispiel unterscheidet die Vorlage bestätigte Bestellungen, unverbindliche Anfragen und Hochrechnungen. Sie nennt den Stichtag und zeigt, welche Geschäftsbereiche erfasst wurden. Werden alle drei Kategorien zu einer einzigen Nachfragezahl verdichtet, geht ein für den Investitionsentscheid wesentlicher Unterschied verloren.
Der Verwaltungsrat kann gezielt nachfragen: Wie viel der erwarteten Auslastung ist belegt und wie viel beruht auf Annahmen? Die operative Bereinigung der Daten bleibt bei den zuständigen Fachpersonen. Das Gremium braucht einen verständlichen Befund und bei entscheidenden Punkten den Zugang zum Beleg.
3 Mitwirkung der KI und erfolgte Prüfung
Die Vorlage beschreibt knapp, wofür KI eingesetzt wurde: etwa für die Zusammenfassung von Marktberichten, die Zuordnung von Nachfragesignalen oder den Entwurf einer Begründung. Sie trennt diesen Beitrag von der eigenen Analyse und Empfehlung der Geschäftsleitung. Ergänzend hält sie fest, welche wesentlichen Aussagen tatsächlich geprüft wurden, von wem, mit welchem Ergebnis und mit welcher verbleibenden Grenze.
Im Beispiel könnte die Prüfung zeigen, dass die KI wiederholte Anfragen als zusätzliche Nachfrage gewertet hat. Die Fachabteilung bereinigt diese Mehrfachnennungen und berichtet, wie sich dadurch die Absatzannahme verändert. Fehlt diese Prüfung noch, steht genau das in der Vorlage. Der Vermerk «menschlich geprüft» allein macht weder den Prüfgegenstand noch das Ergebnis nachvollziehbar.
Der Verwaltungsrat benötigt dafür eine verständliche Beschreibung des entscheidungsrelevanten Einsatzes und seiner Prüfung. Technische Einzelheiten können in einer Anlage stehen. Als methodische Orientierung nennt das freiwillige AI Risk Management Framework des NIST die Dokumentation von Systemgrenzen und menschlicher Aufsicht sowie nachvollziehbare Prüfungen unter einsatznahen Bedingungen. [2] Die Verarbeitung vertraulicher Unterlagen erfolgt innerhalb der festgelegten Zugriffs- und Nutzungsregeln; ein Quellenhinweis schafft für sich keine Berechtigung zur Weitergabe.
4 Annahmen und ungünstigere Entwicklungen
Eine Prognose bleibt von ihren Annahmen abhängig, auch wenn die Vorlage eine präzise Zahl zeigt. Deshalb benennt sie die Unsicherheiten, die die Wahl zwischen den Optionen verändern könnten. Sie erläutert mindestens eine für das Geschäft plausible ungünstigere Entwicklung und deren Folgen für die Alternativen.
Für die Produktionslinie könnte die Geschäftsleitung untersuchen, was ein späterer Markteintritt oder weniger Nachfrage aus einem wichtigen Absatzgebiet für Auslastung, Liquidität und Kapitalbindung bedeuten würde. Dazu gehören die Grenzen der Analyse: Welche Nachfrage wurde nur angenommen? Welche Kosten lassen sich bei einem Aufschub tatsächlich vermeiden? Welche Folgekosten hätte eine gestufte Erweiterung?
Der Verwaltungsrat fragt damit nach der Tragfähigkeit der Empfehlung unter veränderten Bedingungen. Eine zweite KI-Antwort liefert dafür zunächst eine weitere Hypothese. Erst die fachliche Prüfung zeigt, ob das Szenario und seine Auswirkungen zur Unternehmenslage passen.
5 Verantwortung und weitere Befassung
Die Vorlage nennt die verantwortliche Funktion für die Umsetzung, die wesentlichen Bindungen und einen Vorschlag für die weitere Berichterstattung. Der Verwaltungsrat kann damit beim Beschluss festlegen, welche Entwicklung er wieder sehen will und wann eine erneute Befassung erforderlich ist. Berichtsanlässe sollten zur Bedeutung des Geschäfts passen.
Im Beispiel könnte die Geschäftsleitung vorschlagen, vor einer zweiten Ausbaustufe über den erreichten Auftragsbestand, die aktualisierte Kostenplanung und offene Lieferzusagen zu berichten. Der Verwaltungsrat entscheidet, welche dieser Bedingungen er in seinen Beschluss aufnimmt. Die Geschäftsleitung übernimmt deren operative Bearbeitung und berichtet über Abweichungen.
Ein späterer Bericht ersetzt keinen erforderlichen neuen Beschluss. Ebenso bleibt erkennbar, welche Fassung der Vorlage der ursprünglichen Beratung zugrunde lag und welche Annahmen sich danach geändert haben. So lassen sich Entscheidungsgrundlage und spätere Entwicklung aufeinander beziehen.
Die Vorlage gezielt nachschärfen
Je nach Belegen und Abwägung können Vollausbau, Stufung oder Aufschub begründbar sein. Das Raster zeigt, welche Fragen vor einem Entscheid beantwortet werden müssen und welche Unsicherheit das Gremium bewusst in Kauf nimmt.
Fehlt beispielsweise die Trennung zwischen bestätigten Bestellungen und unverbindlichen Anfragen, kann der Verwaltungsrat genau diesen Nachtrag verlangen und erläutern, welche Entscheidung davon abhängt. Die Geschäftsleitung erhält einen bearbeitbaren Auftrag; das Gremium behält den Blick auf Strategie, Kapitalbindung und Folgen. Die fünf Angaben werden damit Teil einer bestehenden Entscheidungsvorlage und ihrer Beratung.
Über den Autor
Andreas Ehstand ist unabhängiger Forscher und Autor mit dem Schwerpunkt Mensch-KI-Zusammenarbeit und Prüfung KI-gestützter Ergebnisse. Sein Beitrag «KI im Mittelstand: Kennzahl zur Bewertung der Arbeit mit KI» erschien 2026 bei business-wissen. Er war Projektmitarbeiter im abgeschlossenen Forschungsprojekt «EUS in NRW» an der TU Dortmund und erhielt 2012 in Bayreuth das Zertifikat Hochschullehre Bayern.
Quellen
[1] economiesuisse (2023, Gestaltung 2025): Swiss Code of Best Practice for Corporate Governance. Einleitung sowie Ziffern 10, 11 und 17 zu Aufgaben, Organisation und Information des Verwaltungsrats
[2] National Institute of Standards and Technology (2023): Artificial Intelligence Risk Management Framework (AI RMF 1.0). NIST AI 100-1. Executive Summary; GOVERN 2.1; MAP 2.2; MEASURE 2.3. DOI 10.6028/NIST.AI.100-1
Hinweis zur Übersetzung
Der Originaltext wurde auf Deutsch verfasst. Die französische Fassung wurde mit Unterstützung von KI erstellt. Bei abweichender Auslegung ist die deutsche Fassung massgebend.
Transparenzhinweis
Generative KI wurde bei der Erstellung dieses Artikels unterstützend für Recherche und redaktionelle Vorarbeiten eingesetzt. Die konzeptionelle Anlage, die Auswahl und Gewichtung der Inhalte, die fachliche Einordnung, die Endfassung des Textes sowie die Verantwortung für alle Aussagen und Schlussfolgerungen liegen beim Autor.
Disclaimer
Dieser Artikel ist Teil der Reihe "Network Briefs", Reflexionen und Impulse von Mitgliedern des SwissBoardForum». Die Inhalte geben die persönliche Meinung der Autorin oder des Autors wieder und entsprechen nicht zwingend der Position des SwissBoardForum. Ziel ist es, aktuelle Fragen aus der Praxis von Verwaltungsräten aufzugreifen und unterschiedliche Perspektiven aus dem Netzwerk sichtbar zu machen: persönlich, relevant und anregend für die Mandatsarbeit. Die französische Version dieses Artikels wurde mithilfe eines Tools der künstlichen Intelligenz erstellt. Der Originaltext wurde auf Deutsch verfasst. Bei Abweichungen in der Auslegung ist die deutsche Originalfassung massgebend